Službeni glasnik BiH, broj 57/23
Ovaj akt nije unešen na bosanskom jeziku.
Na osnovu članа 10. stav (1) Zakona o Budžetu institucija Bosne i Hercegovine i međunarodnih obaveza Bosne i Hercegovine za 2023. godinu ("Službeni glasnik BiH", broj 22/23) i člana 17. Zakona o Vijeću ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik" BiH, br. 30/03, 42/03, 81/06, 76/07, 81/07, 94/07 i 24/08), na prijedlog Ministarstva civilnih poslova Bosne i Hercegovine, Vijeće ministara Bosne i Hercegovine, na 19. sjednici, održanoj 25.07.2023. godine, donijelo je
ODLUKU
O KRITERIJIMA ZA RASPORED SREDSTAVA IZ TEKUĆEG GRANTA "PROGRAMI ZA PRIPREMU PROJEKATA I POTENCIJALNIH KANDIDATA ZA SREDSTVA IZ FONDA HORIZON EUROPA" ZA 2023. GODINU
Član 1.
(Predmet Odluke)
Ovom odlukom utvrđuju se kriteriji za raspored sredstava iz tekućeg granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu (u daljem tekstu: Odluka) i druga pitanja vezana uz raspored sredstava iz tekućeg granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu.
Član 2.
(Upotreba izraza u muškom ili ženskom rodu)
Riječi koje su radi preglednosti u ovoj odluci navedene u jednom rodu bez diskriminacije se odnose i na muški i na ženski rod.
Član 3.
(Sredstva)
(1) Sredstva za tekući grant "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" u iznosu od 444.000,00 KM predviđena su u budžetu Ministarstva civilnih poslova Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Ministarstvo) za 2023. godinu, na poziciji: "Tekući transferi i grantovi".
(2) Sredstva se raspoređuju za sufinansiranje projekata u okviru EU programa: HORIZON EUROPA, COST i EUREKA javnim konkursom (u daljem tekstu: konkurs) u skladu s kriterijima definiranim ovom odlukom.
(3) Minimalni iznos sredstava, koji se može rasporediti iz ovog granta iznosi 5.000,00 KM, a maksimalni do 40.000,00 KM.
Član 4.
(Pravo na podnošenje projekata)
(1) Pravo na podnošenje projekata, na osnovu objavljenog konkursa iz članа 3. stav (2) ove odluke, imaju: registrirane naučnoistraživačke organizacije (visokoškolske ustanove, instituti, akademije nauke i umjetnosti, inovacioni centri, tehnološki parkovi), neprofitne organizacije, odnosno druge fizička i pravna lica, koje su uključene u istraživački rad ili širenje i upotrebu naučno-istraživačkih rezultata kroz apliciranje i učestvovanje u programima HORIZON EUROPA, COST i EUREKA.
(2) Za učestvovanje u akcijama u okviru programa COST mogu da apliciraju fizička lica, s tim da neophodne dokumente ovjere u matičnoj instituciji.
(3) Subjekti iz stavа (1) ovog člana mogu biti podržani za jedan projekt u okviru svakog od tri programa Evropske unije: HORIZON EUROPA, COST i EUREKA.
(3) Subjekti iz stava (1) ovog člana moraju biti registrirani najmanje 12 mjeseci do dana raspisivanja konkursa.
Član 5.
(Izuzeće)
(1) Ako podnosilac projekta do dana raspisivanja konkursa za 2023. godinu nije izvršio sve svoje obaveze iz ranije zaključenih ugovora sa Ministarstvom za 2018., 2020. i 2022., njegov zahtjev za raspored sredstava na osnovu konkursa za 2023. godinu neće biti razmatran.
(2) Izuzeće se odnosi i na ovlaštenu osobu, koja je zaključila ugovor iz stava (1) ovog članа, te neće biti razmatran zahtjev drugog pravnog subjekta, koji aplicira za sredstva na osnovu objavljenog konkursa, ako je ta osoba ovlaštena osoba.
(3) Na raspored sredstava nemaju pravo subjekti čiji projekti svojim sadržajem na bilo koji način vrijeđaju vjerske, kulturne ili etničke osjećaje pripadnika, bilo kojega naroda u Bosni i Hercegovini.
(4) Na raspored sredstava nemaju pravo izvršna i zakonodavna tijela vlasti u Bosni i Hercegovini.
Član 6.
(Namjena sredstava)
(1) Sredstva iz članа 3. stav (1) ove odluke, Vijeće ministara Bosne i Hercegovine svojom odlukom raspoređuje za sufinansiranje projekata, koji doprinose razvoju nauke i inovacija u Bosni i Hercegovini, te doprinose implementaciji strateških dokumenata i međunarodnih obaveza u oblasti nauke u Bosni i Hercegovini, kroz:
a) podršku pripremi projekata za otvorene tekuće pozive u okviru programa HORIZON EUROPA, i realizaciju odobrenih projekata u okviru programa HORIZON EUROPA,
b) podršku za učestvovanje u akcijama u okviru programa COST,
c) podršku za pripremu i realizaciju projekata u okviru programa EUREKA,
d) podršku projektima koji doprinose većem stepenu uspješnosti sudjelovanja Bosne i Hercegovine u programu HORIZON EUROPA,
e) podršku projektima koji imaju za cilj organizaciju obuka u cilju jačanja kapaciteta, subjekata iz članа 4. st. (1) i (2) ove odluke, za pripremu projekata za učešće u programima HORIZON EUROPA, COST i EUREKA, vodeći računa o podršci razvoju nauke i inovacija u Bosni i Hercegovini.
(2) Troškovi reprezentacije koji se odnose na hranu i piće ne mogu biti veći od 5% od ukupno odobrenog iznosa sredstava za podržani projekt; troškovi taksi usluga i mobilnih telefona neće biti prihvaćeni. Troškovi goriva su prihvatljivi isključivo, ako su direktno vezani za implementaciju projektnih aktivnosti.
(3) Iz sredstava definiranih u članu 3. stav (1) ove odluke ne mogu se isplaćivati plaće, niti plaćati porezi i doprinosi na osnovu redovnih ličnih primanja.
(4) Sredstva se raspoređuju namjenski korisniku sredstava za konkretan projekt u skladu s ovom odlukom, te nije moguće vršiti naknadnu promjenu korisnika sredstava, ni promjenu samog projekta.
(5) Za sufinansiranje projekata iz stava (1) tačka a) ovog članа iznos sredstava koji se može odobriti je do 25.000,00 KM; za sufinansiranje projekata iz stava (1) tačka c) iznos sredstava koji se može odobriti je do 30.000,00 KM za sufinansiranje projekata u okviru stava (1) tačka e) ovog člana iznos sredstava koji se može odobriti je do 40.000, 00 KM za sufinansiranje projekata u okviru stava (1) tač b) i d) iznos sredstava koji se može odobriti je do 10.000,00 KM.
(6) Sredstvima namijenjenim za tekući grant "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA", sufinansiraju se projekti koji su započeti u 2023. godini i čiji period realizacije ne može biti duži od 12 mjeseci od dana potpisivanja ugovora.
(7) Sredstvima iz tekućeg granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu nije dozvoljena refundacija troškova nastalih prije objave konkursa te neće biti prihvaćeni.
Član 7.
(Cilj granta, indikatori učinka i izvori verifikacije)
(1) Cilj rasporeda grant sredstava iz člana 3. stava (1) ove odluke je podrška projektima koji doprinose razvoju nauke u Bosni i Hercegovini, međunarodnoj naučnoj saradnji, te doprinose implementaciji strateških dokumenata i međunarodnih obaveza u oblasti nauke u Bosni i Hercegovini.
(2) Indikatori učinka su:
a) minimalno pet projekata podržano za aktivnosti iz članа 6. stav (1) tačka a) ove odluke, a koji se odnose na program HORIZON EUROPA,
b) minimalno pet projekata podržano za aktivnosti iz članа 6. stav (1) tačka b) ove odluke, a koji se odnose na program COST,
c) minimalno dva projekata podržana za aktivnosti iz članа 6. stav (1) tačka c) ove odluke, a koji se odnose na program EUREKA,
d) minimalno dva projekta podržana za aktivnosti iz članа 6. stav (1) tačka d) ove odluke, a koji se odnose na podršku projektima koji doprinose većem stepenu uspješnosti učestvovanja BiH u programima HORIZON EUROPA,
e) minimalno dva projekta podržana za aktivnosti iz članа 6. stav (1) tačka e) ove odluke, a koji se odnose na podršku projektima koji doprinose većem stepenu uspješnosti učestvovanja BiH u programima HORIZON EUROPA, EUREKA i COST.
(3) Broj projekata koji su podržani iz programa HORIZON EUROPA, COST i EUREKA, broj ostvarenih partnerstava na realizaciji odobrenih projekata s partnerima iz drugih zemalja i iznos povučenih sredstava u okviru odobrenih projekata, kao i broj lokalnih zajednica koje imaju koristi od podržanih projekata srazmjerno učešću u javnoj potrošnji i stepenu razvijenosti nauke, predstavlja pokazatelj uspješnosti realizacije ukupnog granta i rezultat ostvarenja postavljenog cilja.
Član 8.
(Kriteriji za evaluaciju i način bodovanja)
(1) Pri razmatranju podnesenog projekta vrednuje se:
a) kvalitet projekta i njegov doprinos razvoju nauke u Bosni i Hercegovini, implementaciji strateških dokumenata i međunarodnih obaveza u oblasti nauke u Bosni i Hercegovini, i to kroz:
1) aktuelnost teme istraživanja, doprinos konkurentnosti proizvoda i tehnologija,
2) učestvovanje aplikanata u troškovima realizacije projekta,
3) mogućnost primjene rezultata na više korisnika,
4) broj partnerstava ostvarenih sa partnerima iz drugih zemalja u okviru projekta.
b) finansijski i operativni kapaciteti aplikanta, uključujući procjenu realiziranih projekata/programa u protekle tri godine, do sada ostvarena saradnja s međunarodnim partnerima i članstvo u međunarodnim i evropskim mrežama i asocijacijama,
c) održivost projekta i projektnih rezultata u periodu nakon završetka projekta,
d) izvodljivost projekta, projektnih aktivnosti, jasna povezanost cilja projekta s projektnim aktivnostima, broj direktnih i indirektnih korisnika koji su obuhvaćeni projektom,
e) troškovna efektivnost aktivnosti, odnosno usklađenost predviđenih troškova sa ukupnim utroškom sredstava projekta i jasna vidljivost traženih sredstava za svaku od planiranih aktivnosti u okviru projekta.
(2) Vrednovanje projekta vrši se prema kriterijima i bodovima navedenim u Evaluacionom obrascu (Prilog 4) koji je dio ove odluke, a koji obuhvaćaju:
a) tematske kriterije,
b) relevantnost projekta,
c) finansijske i operativne kapacitete podnosioca projekta,
d) održivost aktivnosti i ciljeva,
e) preporuke.
(3) Ocjenu dostavljenih prijava Komisija za razmatranje podnesenih projekata i sačinjavanje prijedloga Odluke o rasporedu sredstava iz granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu (u daljem tekstu: Komisija).
vrši sistemom bodovanja, koji se unosi u tabelu za ocjenjivanje u skladu s Evaluacionim obrascem.
(4) Svaku aplikaciju boduju svi članovi Komisije u skladu s Evaluacionim obrascem. Najmanji i najveći broj bodova se odbacuje. Preostali bodovi se sabiraju i dijele s pet i daju rezultat - ukupan broj bodova. Na osnovu ukupnog broja bodova formira se rang-lista. U skladu s rang-listom i prihvatljivim troškovima u okviru Plana utroška sredstava podnosioca projekta, Komisija predlaže iznos sredstava za raspored vodeći računa da se za raspoređena sredstva mogu realizirati aktivnosti, postići određeni rezultati i ostvariti postavljeni cilj.
Član 9.
(Postupak i način rasporeda sredstava)
(1) Ministarstvo na osnovu ove odluke objavljuje postupak i način rasporeda sredstava iz granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu, putem konkursa, na internetskoj stranici Ministarstva i objavljuje obavijest o konkursu u tri dnevna lista u Bosni i Hercegovini.
(2) Konkurs je otvoren 21 dan od dana posljednje objave.
(3) Neblagovremene i nepotpune prijave neće biti razmatrane.
Član 10.
(Potrebna dokumentacija i način dostavljanja)
(1) Podnosilac projekta za raspored sredstava iz tekućeg granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu, obavezno prilaže sljedeću dokumentaciju:
a) aplikacioni obrazac, koji je dio ove odluke (Prilog 1), elektronski popunjen, potpisan i ovjeren pečatom podnosioca projekta (original),
b) plan utroška sredstava, na obrascu za utrošak sredstava, koji je dio ove odluke (Prilog 2), elektronski popunjen, potpisan i ovjeren pečatom podnosioca projekta (original),
c) aktualni izvod iz registra nadležnog tijela u kojem je registriran podnosilac projekta, ne stariji od 30 dana (original ili kopija ovjerena od nadležnog tijela),
d) statut, samo za institute, udruženja i fondacije i ostale pravne subjekte čija je jedna od djelatnosti u oblasti nauke. U slučaju da je bilo izmjena i dopuna statuta dostavljaju se uz osnovni statut (kopija ćovjerena pečatom podnosioca projekta)
e) uvjerenje o poreznoj registraciji podnosioca projekta (identifikacijski broj) (kopija ovjerena od nadležnog tijela);
f) rješenje o razvrstavanju podnosioca projekta prema djelatnosti izdato kod nadležnog zavoda za statistiku (kopija ovjerena od nadležnog tijela);
g) zvaničan dokument banke iz kojeg je vidljiv transakcijski račun podnosioca projekta koji nije blokiran (budžetski korisnici trebalo bi da dostave uredno potpisanu i službenim pečatom ovjerenu instrukciju za plaćanje koja podrazumijeva transakcijski račun banke, broj budžetske organizacije, vrstu prihoda i broj općine) (original ili kopija ovjerena od nadležnog organa). Dokument ne smije biti stariji od 30 dana;
h) subjekti koji su budžetski korisnici i posluju preko računa entiteta, kantona ili općine dužni su dostaviti potpisanu i pečatom ovjerenu Izjavu tog tijela, a kojom se potvrđuje da nema smetnji da novac odobren za projekt bude na raspolaganju korisniku sredstava (original);
i) godišnji obračun o poslovanju podnosioca projekta za 2022. godinu, iz kojeg je vidljivo da je predat i ovjeren od Agencije za posredničke, informatičke i finansijske usluge (APIF-a), odnosno Finansijsko informatičke agencije (FIA) (kopija);
j) izjava podnosioca projekta, čija forma je dio ove odluke (Prilog 3), koju je potpisala ovlaštena osoba i ovjerena službenim pečatom podnosioca projekta (original);
(2) Podnosilac projekta, uz obaveznu dokumentaciju iz stava (1) ovog člana, ako osigura, dostavlja kao dodatnu dokumentaciju preporuku nadležne institucije (općina, grad, kanton, entitet) o značaju projekta i njegovom doprinosu razvoju nauke u Bosni i Hercegovini i razvoju međunarodne naučne saradnje.
(3) Dokumentaciju iz stava (1) ovog člana od tačke a) do tačke j) dostaviti istim redoslijedom kako je navedeno u stavu (1) ovog člana vezana u cjelinu (kao knjiga ili spiralni uvez), tako da se ne mogu naknadno ubacivati, odstranjivati ili zamjenjivati pojedinačni listovi. Sve stranice moraju biti numerirane, uključujući i priloge.
(4) Dokumentacija koja ne bude dostavljena u skladu sa stavom (3) ovog člana smatrat će se neurednom i neće biti razmatrana.
(5) Podnosilac čiji projekt je odobren i u fazi realizacije u okviru programa HORIZON EUROPA, uz dokumentaciju iz stava (1) ovog članа, obavezno dostavlja i kopiju ugovora zaključenog između nadležnog tijela EU i konzorcijuma, u čiji sastav ulazi i podnosilac projekta.
(6) Podnosilac čiji projekt je odobren i u fazi realizacije u okviru programa COST i EUREKA, a za čiju podršku se traže sredstva, obavezno dostavlja dokaz o potvrdi učestvovanje u realizaciji odobrenog projekta.
(7) Podnosilac projekta za raspored sredstava subjektima koji apliciraju na tekuće otvorene pozive unutar programa HORIZON EUROPA, COST i EUREKA, a kojima se rasporede sredstva, dužni su odmah po izvršenoj aplikaciji, Ministarstvu dostaviti dokaz o navedenom.
(8) Aplikacioni obrazac (Prilog 1), Uputstvo za popunjavanje prijave na javni poziv ( Prilog 1a) , Obrazac za plan utroška sredstava (Prilog 2), Izjava (Prilog 3), Evaluacijski obrazac (Prilog 4), Izvještaj o implementaciji (Prilog 5), Obrazac za izvještaj o utrošku sredstava (Prilog 6) i Uputstvo za popunjavanje obrazaca su dijelovi ove odluke.
Član 11.
(Način dostavljanja prijava)
(1) Dokumentaciju iz člana 10. stava (1) od tačke a) do tačke j) dostaviti Ministarstvu u zatvorenoj koverti, isključivo poštom i sa naznakom: "Javni konkurs za raspored sredstava iz tekućeg granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu, Ministarstvo civilnih poslova Bosne i Hercegovine, Trg BiH 1, 71 000 Sarajevo".
(2) Dopuna dokumentacije koja stigne u roku u kome je objavljen konkurs bit će prihvaćena, a koja stigne nakon zatvaranja konkursa neće biti prihvaćena.
Član 12.
(Imenovanje i zadaci Komisije)
(1) Ministrica civilnih poslova rješenjem imenuje Komisiju iz člana 8. stav (3) ove odluke.
(2) Komisija se sastoji od sedam članova, sekretara i tehničkog saradnika. U sastav Komisije, osim članova iz Ministarstva, ulaze i po jedan član kojeg predlažu predsjedavajuća Vijeća ministara Bosne i Hercegovine i njena dva zamjenika.
(3) Komisija u svom radu odlučuje konsenzusom i bira predsjedavajućeg, te bliže uređujе djelokrug i način svog rada donošenjem Poslovnika o radu.
(4) Komisija je dužna izvršiti provjeru kompletnosti pristigle dokumentacije.
(5) Komisija je dužna izvršiti bodovanje prema Evaluacionom obrascu koji je dio ove odluke (Prilog 4), za subjekte koji su dostavili dokumentaciju u skladu sa članom 10. ove odluke.
(6) Predsjedavajući i svi članovi Komisije potpisuju sve zapisnike i tabele nastale u okviru rada Komisije.
(7) Komisija je dužna dati zadatak obaviti u roku 45 radnih dana od dana početka rada.
(8) Ministrica civilnih poslova Bosne i Hercegovine dostavlja Prijedlog odluke o rasporedu sredstava namijenjenih za tekući grant "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu (u daljem tekstu: Prijedlog odluke o rasporedu sredstava) Vijeću ministara Bosne i Hercegovine.
Član 13.
(Odluka o rasporedu sredstava)
(1) Odluku o rasporedu sredstava donosi Vijeće ministara Bosne i Hercegovine
(2) Odluka o rasporedu sredstava se objavljuje u "Službenom glasniku BiH" i na internetskoj stranici Ministarstva.
Član 14.
(Obavijesti)
(1) Podnosilac projekta koji je učestvovao na konkursu, a čija prijava nije stigla blagovremeno, koja je neuredna ili nepotpuna, odnosno čiji projekt nije zadovoljio kriterij ostvarenog dovoljnog broja bodova za sufinansiranje projekta, o navedenom se obavještava objavom na službenoj internetskoj stranici Ministarstva.
(2) Podnosilac projekta, koji učestvuje na konkursu i kome su raspoređena sredstva iz granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu smatra se obaviještenim objavljivanjem Odluke o rasporedu sredstava u "Službenom glasniku BiH" i na službenoj internetskoj stranici Ministarstva.
Član 15.
(Ugovor o korištenju raspoređenih sredstava)
(1) Ministarstvo sa podnosiocem projekta kome su odobrena sredstva (u daljem tekstu: korisnik sredstava) zaključuje ugovor kojim se definiraju međusobna prava i obaveze.
(2) Prije zaključivanja ugovora korisnik sredstava se obavještava elektronski o Odluci o rasporedu sredstava i visini odobrenih sredstava, te se od istog traži da u roku od sedam dana dostavi:
a) revidiran plan utroška sredstava koji je usklađen sa odobrenim sredstvima i periodom realizacije projekta. Revidirani plan utroška sredstava postaje dio ugovora iz stava (1) ovog člana i mora biti potpisan od ovlaštene osobe i ovjeren pečatom,
b) pri sačinjavanja Revidiranog plana utroška sredstava dozvoljeno je mijenjanje iznosa po aktivnostima, ali ne i mijenjanje aktivnosti.
(3) U slučaju kada je korisnik sredstava ugovorni organ u smislu čl. 4. i 5. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH", br. 39/14 i 59/22), za nabavku opreme, roba ili usluga, iz sredstava odobrenog projekta, korisnik sredstava primjenjuje procedure definirane Zakonom o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH", br. 39/14 i 59/22).
(4) Ako korisnik sredstava granta nema status ugovornog organa (udruženja, fondacije i sl.), s obzirom na to da se radi o trošenju javnih sredstava, korisnik sredstava je obavezan transparentno trošiti raspoređena sredstva i priložiti Izjavu o transparentnom trošenju sredstava.
(5) Ako korisnik sredstava ne prihvati uvjete propisane ugovorom iz ovog člana, gubi pravo na korištenje sredstava i dužan je službenim dopisom obavijestiti Ministarstvo da odustaje od potpisivanja ugovora u roku od sedam dana.
(6) Korisnik sredstava dužan je uključiti rodni aspekt prilikom implementacije projekta, kao i prilikom izvještavanja o namjenskom utrošku sredstava, u skladu sa članom 10. stav (8) Zakona o Budžetu institucija Bosne i Hercegovine i međunarodnih obaveza Bosne i Hercegovine za 2023. godinu ("Službeni glasnik BiH", broj 22/23) .
Član 16.
(Izvještaj o implementaciji projekta)
(1) Korisnik sredstava dužan je Ministarstvu dostaviti Izvještaj o implementaciji projekta i opravdati namjenski utrošak raspoređenih sredstava. Izvještaj o implementaciji projekta se sastoji iz Obrasca za narativni izvještaj (Prilog 5) i Obrasca za izvještaj o utrošku sredstava (Prilog 6), koji su sastavni dio ove odluke.
(2) Korisnik sredstava, u skladu s stavom (1) ovog člana, dužan je Izvještaj o implementaciji projekta dostaviti najkasnije u roku od 30 dana od dana završetka projekta prema obrascima iz stava (1) ovog člana.
(3) Izvještaj o implementaciji projekta uz Obrazac za izvještaj o utrošku sredstava obavezno sadrži priložene kopije originalnih fiskalnih i ostalih propisanih računovodstvenih isprava za sve troškove nastale nakon odobrenog projekta u skladu s važećim zakonskim propisima koji reguliraju ovu oblast, a koji moraju pratiti odobreni Revidirani plan utroška sredstava.
(4) Izvještaj o implementaciji projekta uz Obrazac za narativni izvještaj sadrži fotografije, izvještaje medija, zapisnike i druge dokumente koji dokazuju učinak projekta.
(5) Korisnik sredstava kojem su raspoređena sredstva u iznosu 20.000,00 KM i više dužan je dostaviti i Izvještaj nezavisne revizije prema odredbama iz člana 17. ove odluke. Izvještaj nezavisne revizije dostavlja se uz Izvještaj o implementaciji projekta.
(6) Ako korisnik sredstava ne dostavi izvještaj u skladu sa st. (1), (2), (3), (4) i (5) ovog člana Ministarstvo će zatražiti povrat cjelokupnog iznosa doznačenih sredstava na Jedinstveni račun trezora Bosne i Hercegovine u roku od 30 dana, od dana kada Ministarstvo službenim dopisom to od njega zatraži. Ako korisnik sredstava ne izvrši povrat sredstava, Ministarstvo će pokrenuti postupak pred nadležnim tijelom protiv aplikanta koji nije opravdao doznačena sredstva i zabraniti mu apliciranje na javne konkurse koje raspisuje Ministarstvo na period od 3 godine.
(7) Korisnik sredstava je dužan voditi odvojenu i preciznu finansijsku dokumentaciju, tako da se sva plaćanja i troškovi načinjeni prema odobrenom projektu lahko mogu identificirati.
(8) Korisnik sredstava dužan je da čuva originalne računovodstvene knjige i originalnu finansijsku dokumentaciju, te da u slučaju potrebe, računovodstvene knjige i drugu finansijsku dokumentaciju ustupi za razmatranje i kontrolu Ministarstvu ili osobi koju ovlasti Vijeće ministara Bosne i Hercegovine ili drugom zakonom ovlaštenom tijelu.
(9) Korisnik sredstava može izvršiti realokaciju u iznosu do 15 % unutar odobrenih aktivnosti bez posebne sаglasnosti Ministarstva, što posebno navodi u izvještaju s obrazloženjem.
Član 17.
(Nezavisna revizija)
(1) U skladu s članom 16. stav (5) Odluke korisnik sredstava kojem su raspoređena sredstva u iznosu od 20.000,00 KM i više dužan je angažirati nezavisnu reviziju.
(2) Korisnik sredstava troškove nezavisne revizije može planirati u okviru Plana utroška sredstava projekta sa kojim aplicira na konkurs.
(3) Revizor, za svaku odobrenu stavku troškova u okviru Revidiranog plana utroška sredstava projekta iz ugovora, provjerava:
a) stvarno nastali trošak - revizor provjerava da li je trošak za svaku stavku stvarno nastao i da li se odnosi na korisnika sredstava. S tim u vezi, revizor provjerava svu dokumentaciju i dokaze o plaćanju;
b) rok za implementaciju - revizor provjerava da li su troškovi za svaku stavku nastali u toku perioda za implementaciju aktivnosti;
c) utrošak sredstava - revizor provjerava da li je trošak za svaku stavku naveden u Revidiranom planu utrošku sredstava projekta koji je dio ugovora;
d) neophodnost - revizor provjerava da li je trošak za svaku stavku neophodan za implementaciju aktivnosti i da li je nastao kao rezultat ugovorenih aktivnosti;
e) evidencija - revizor provjerava da li je trošak za svaku stavku evidentiran u računovodstvenom sistemu korisnika sredstava i je li evidentiran u skladu s važećim računovodstvenim standardima;
f) opravdanost - revizor potvrđuje da li je trošak za svaku stavku potkrepljiv dokazima i pratećom dokumentacijom. Sva finansijsko-računovodstvena dokumentacija u skladu sa zakonskim propisima se prilaže uz izvještaj;
g) revizor provjerava da li je novčana vrijednost svake odobrene stavke troška slaže s osnovnim dokumentima (računi, platni izvodi i dr.) da je korišten tačan kurs, gdje je to primjenljivo;
h) revizor provjerava prirodu troškova za svaku stavku i utvrđuje da li je svaka stavka troška klasificirana pod tačnim (pod) naslovom u finansijskom izvještaju;
i) poštovanje pravila nabavke - revizor provjerava da li su provedene procedure nabavke u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH", br. 39/14 i 59/22), gdje je to primjenljivo;
j) revizor utvrđuje da li su troškovi za svaku stavku prihvatljivi te da li je namjenski utrošen novac iz ugovora i opravdan relevantnim računovodstveno-finansijskim dokazima, te da li su poštovani propisi koji se odnose na blagajničko i gotovinsko plaćanje.
Član 18.
(Kontrola realizacije odobrenih projekata)
(1) Kontrola realiziranja odobrenih projekata se vrši nakon njihovog završetku na osnovu dostavljenog kompletnog Izvještaja o implementaciji projekta u skladu s članom 16. ove odluke. Kontrola uključuje:
a) analizu narativnog izvještaja koju vrši Sektor za nauku i kulturu u Ministarstvu, a na osnovu koje se utvrđuje učinak realiziranog projekta,
b) analizu izvještaja o utrošku sredstava koju vrši Komisija za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava.
(2) Komisiju za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava iz stavka (1) tačka b) ovog član imenuje ministrica civilnih poslova Bosne i Hercegovine i sastoji se od četiri člana i sekretara iz Ministarstva.
(3) Komisija za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava bliže uređuje djelokrug i način svog rada donošenjem Poslovnika o radu.
(4) Članovi Komisije za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava ne mogu biti osobe koje su sudjelovale u radu Komisije za razmatranje primljenih projekata i sačinjavanje prijedloga Odluke za raspored sredstava iz granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu.
(5) Ako je nalaz nezavisne revizije potvrdio namjenski utrošak sredstava i ako je sačinjen i potkrepljiv dokazima navedenim u članu 17. ove odluke, ne podliježe analizi Komisije za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava.
(6) Zadatak Komisije za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava je izvršiti kontrolu utroška odobrenih sredstava a na osnovu analize dostavljenog Izvještaja o implementaciji projekta u dijelu koji se odnosi na izvještaj o utrošku sredstava, tako da utvrdi:
a) Da li su troškovi za svaku navedenu stavku prihvatljivi i u skladu s Revidiranim planom utroška sredstava?
b) Da li je utrošak za svaku navedenu stavku stvarno nastao i da li se odnosi na korisnika sredstava (fakture, ugovori, dokazi o plaćanju i dr.)?
c) Da li je utrošak sredstava za svaku navedenu stavku opravdan relevantnim dokazima i posebnom pratećom dokumentacijom (računi, platni izvodi i dr.)?
d) Da li je korisnik postupao u skladu s Zakonom o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH", br. 39/14 i 59/22), a u skladu s članom 15. stav (3) ove odluke?
(7) Ako Komisija za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava kod korisnika sredstava u izvještavanju utvrdi greške tehničke vrste, korisnik sredstava se obavještava dopisom ili elektronski o potrebi otklanjanja utvrđenih nedostataka u roku od 15 dana od prijema obavijesti. Ako korisnik sredstava u zadanom roku ne otkloni nedostatke, Ministarstvo će uputiti zahtjev korisniku sredstava da izvrši povrat cjelokupnog iznosa neopravdanih sredstava, u roku od 30 dana od dana kada Ministarstvo službenim dopisom to od njega zatraži. Ako se sredstva ne uplate u navedenom roku, Ministarstvo će pokrenuti postupak pred nadležnim tijelom protiv aplikanta koji nije opravdao doznačena sredstva i zabranjuje mu se apliciranje na konkurse koje raspisuje Ministarstvo u periodu od tri godine.
(8) Ako se ustanovi nenamjensko trošenje doznačenih sredstava korisnik je dužan izvršiti povrat cjelokupnog iznosa doznačenih sredstava za koji je utvrđen nenamjenski utrošak na Jedinstveni račun trezora Bosne i Hercegovine u roku od 30 dana od dana kada Ministarstvo službenim dopisom to od njega zatraži. Ako korisnik ne izvrši povrat sredstava u navedenom roku, Ministarstvo će pokrenuti postupak pred nadležnim tijelom i zabranjuje mu se apliciranje na konkurse koje raspisuje Ministarstvo u periodu od tri godine.
(9) Ako je nalaz nezavisne revizije negativan odnosno utvrdi nenamjensko trošenje doznačenih sredstava, ili nije sačinjen na način definiran u članu 17. ove odluke, prema korisniku sredstava se preduzimaju radnje u skladu s stavom (8) ovog člana.
(10) Ako korisnik nije utrošio cjelokupna doznačena sredstva za realiziranje odobrenog projekta, dužan je da izvrši povrat neutrošenih sredstava uplatom na Jedinstveni račun trezora Bosne i Hercegovine u roku od 30 dana od dana završetka projekta uz obrazloženje. Ako se sredstva ne uplate u navedenom roku Ministarstvo će pokrenuti postupak pred nadležnim tijelom protiv aplikanta koji nije opravdao doznačena sredstva i zabranjuje mu se apliciranje na konkurse koje raspisuje Ministarstvo
(11) Korisnik sredstava, u situacijama kada u skladu sa zahtjevom Ministarstva izvrši povrat sredstava, dužan je o tome obavijestiti Ministarstvo i dostaviti dokaz o izvršenom povratu sredstava Ministarstvu.
(12) Komisija za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava, po završetku rada, dostavlja Vijeću ministara Bosne i Hercegovine, putem Ministarstva, Izvještaj o utrošku sredstava iz granta "Programi za pripremu projekata i potencijalnih kandidata za sredstva iz fonda HORIZON EUROPA" za 2023. godinu.
Član 19.
(Stručno-analitička podrška)
Stručno-analitičku podršku Komisiji za kontrolu izvještaja o utrošku sredstava pruža Sektor za nauku i kulturu Ministarstva.
Član 20.
(Korištenje naziva Ministarstva)
Korisnik sredstava dužan je pribaviti suglasnost Ministarstva za korištenje naziva Ministarstva.
Član 21.
(Stupanje na snagu)
Ova odluka stupa na snagu danom donošenja i objavljuje se u "Službenom glasniku BiH".
PRILOG 1a
UPUTSTVO
ZA POPUNJAVANJE PRIJAVE NA JAVNI KONKURS
Svi obrasci i tabele se popunjavaju na računaru, u suprotnom prijava će se smatrati neurednom i neće se uzeti u razmatranje;
Podnosilac projekta je odgovoran za dostavu tačnih podataka.
Tabela 1. Aplikacioni obrazac
- Opšte podatke u Aplikacionom obrascu popuniti na osnovu zvaničnih dokumenata (Aktuelni izvod iz registra nadležnog organa u kojem je registriran podnosilac projekta, zvaničan dokument banke, uvjerenje o poreznoj registraciji). Bilo koja promjena adrese, broja telefona, faksa, e-mail-ova ili promjene kontakt i ovlaštene osobe se mora naznačiti u pisanoj formi Ministarstvu.
Tabela 2. – Podaci o relevantnim aktivnostima organizacije
- Maksimalno jedna stranica,
- Navesti najznačajnije aktivnosti organizacije u posljednjih 5 godina (uspješno realizirane programe i projekte koji su završeni ili u toku realizacije).
Tabela 3. – Preporuke
- Navesti preporuke nadležnih institucija ukoliko ih imate i iste dostaviti uz prijavu.
Tabela 4. – Sažetak projekta
- Maksimalno jedna stranica,
- Sažetak treba početi sa navođenjem projektnog cilja, njegovim opisom, te sa opisom aktivnosti kojim se planira postići cilj. Sažetak treba da sadrži informacije o periodu implementacije, ukupni broj korisnika projekta, projektnu lokaciju aktivnosti i ukupni utrošak sredstava sa iznosom koji se traži kao sufinansiranje od Ministarstva.
Tabela 5. – Utrošak sredstava
- U ovom dijelu opisati sve vrste troškova koji se očekuju tokom provođenja projekta, a neophodni su za njegovu implementaciju. Utrošak sredstava treba u potpunosti da prati navedene aktivnosti,
- Administrativnim troškovima smatraju se fiksni troškovi ureda organizacije/ ustanove te finansiranje ili su-finansiranje administrativnog osoblja (npr. prostor, računovodstvo, telefon, internet,....). Navesti iznos za svaku stavku utroška sredstava,
- U prilogu 2 navesti sve relevantne stavke utroška sredstava za ovaj projekt i to na način da za svaku aktivnost posebno procijenite sve troškove uključujući i ljudske resurse. Uključiti i informacije o dodatnim izvorima finansiranja.
Tabela 6. – Plan aktivnosti
- U tabeli navesti vremenski okvir za provođenje aktivnosti. U Planu aktivnosti navesti planirano vrijeme za provođenje aktivnosti, a ne najkraće moguće vrijeme. Ne stavljati nazive mjeseci već u polje mjeseca realizacije projekta upisati iks (X).
Tabela 7. – Pregled izvora finansiranja projekta
- U tabeli navesti detaljan pregled izvora finansiranja projekta. Iznose prikazati u konvertibilnim markama.
Tabela 8. – Obrazac za utrošak sredstava
- Obrazac za utrošak sredstava popuniti na računaru, u suprotnom će se smatrati neurednim i neće se uzeti u razmatranje,
- Navesti nazive svake aktivnosti za koju se traži sufinansiranje Ministarstva,
- Navesti iznos traženih sredstava od Ministarstva za svaku navedenu aktivnost, izražen u konvertibilnim markama,
- Ukoliko imate veći broj aktivnosti i veći broj administrativnih troškova, tabelu prilagoditi i proširiti u skladu sa svojim potrebama,
- Korisnik sredstava može izvršiti realokaciju u iznosu do 15 % unutar odobrenih aktivnosti bez posebne saglasnosti Ministarstva, što posebno navodi u izvještaju s obrazloženjem.
Tabela 9. – Obrazac za narativni izvještaj
- Obrazac za narativni izvještaj primatelja sredstava popuniti na računaru, u suprotnom će se smatrati neurednim i neće se uzeti u razmatranje.
Tabela 10. – Sažetak i status projekta
- Navesti ostvarene rezultate i realizirane aktivnosti iz projekta i plana aktivnosti
- Ukoliko imate veći broj ciljeva i rezultata u projektu, tabelu prilagoditi i proširiti u skladu sa svojim potrebama.
Tabela 11. – Realizirane aktivnosti
- Sažeto opisati provedene aktivnosti u izvještajnom periodu. Ne samo nabrojati, već opisati svaku aktivnost.
Tabela 12. – Učinak projekta
- Navesti učinak projekta na zajednicu i korisnike.
Tabela 13. – Dodatni pozitivni efekti
- Opisati dodatne postignute efekte na lokalnu zajednicu kao npr. dodatna sredstva, dodatni korisnici, dodatna partnerstva, dodatni kapaciteti uspostavljeni u zajednici povezivanje sa drugim lokalnim zajednicama/općinama itd.
Tabela 14. - Korisnici projekta
- Navesti broj direktnih korisnika i indirektnih korisnika projekta,
- Direktni korisnici su oni koji će imati neposredan dodir sa aktivnostima i rezultatima projekta. Za ove korisnike potrebno je da možete dokazati da su u određeno vrijeme bili na određenom mjestu ili događaju koji je dio dogovorenih projektnih aktivnosti,
- Indirektni korisnici treba da osjete efekte projekta, ali preko osoba, događaja, situacija koje nisu upravljane od strane projekta ali su temeljene na projektnoj metodologiji, rezultatima i aktivnostima.
Tabela 15. – Realokacija sredstava
- Ovu tabelu popuniti ukoliko je došlo do realokacije sredstava,
- Dozvoljena je realokacija u iznosu do 15% unutar odobrenih aktivnosti,
- Objasniti osnovne razloge zbog kojih je došlo do realokacije.
Tabela 16. – Pregled finansiranja podržanog projekta
- Navesti izvore finansiranja podržanog projekta i iznose iskazati u konvertibilnim markama.
Tabela 17. – Obrazac za izvještaj utroška sredstava
- Obrazac za finansijski izvještaj primaoca sredstava popunite na računaru, u suprotnom će se smatrati neurednim i neće se uzeti u razmatranje.
Tabela 18. – Tabela računa
- Sva finansijska dokumentacija koja se dostavlja u prilogu treba da bude numerirana prema aktivnostima i uredno složena prema aktivnostima na koje se odnosi, te unesena u tabelu,
- Finansijska dokumentacija se dostavlja u prilogu izvještaja, hronološki poredana po aktivnostima koje su navedene u obrascu za utrošak sredstava,
- Finansijska dokumentacija mora biti uredno složena za svaku aktivnost.
