Međunarodni ugovori, broj 18/20
Ovaj akt nije unešen na bosanskom jeziku.
ODLUKA BROJ 2020/6
REGIONALNOG UPRAVNOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE O FINANSIJSKIM PRAVILIMA I POSTUPCIMA REVIZIJE KOJI SE PRIMJENJUJU NA PROMETNU ZAJEDNICU
Član 1.
Usvajaju se finansijska pravila i postupci revizije koji se primjenjuju na Prometnu zajednicu.
Član 2.
Ova odluka stupa na snagu danom usvajanja.
Potpisano u Sarajevu, 29. jula 2020.
Za Regionalni upravni odbor
Predsjednik
Zoran Andrić, s. r.
ANEKS
FINANSIJSKA PRAVILA I POSTUPCI REVIZIJE KOJI SE PRIMJENJUJU NA PROMETNU ZAJEDNICU
SADRŽAJ
NASLOV I: PREDMET
NASLOV II: OBAVEZE STRANA
NASLOV III: BUDŽETSKI PRINCIPI
POGLAVLJE 1. PRINCIP BUDŽETSKE TAČNOSTI
POGLAVLJE 2. PRINCIP GODIŠNJE OTPLATE
POGLAVLJE 3. PRINCIP RAVNOTEŽE
POGLAVLJE 4. PRINCIP JEDINICE RAČUNA
POGLAVLJE 5. PRINCIP UNIVERZALNOSTI
POGLAVLJE 6. PRINCIP SPECIFIKACIJE
POGLAVLJE 7. PRINCIP DOBROG FINANSIJSKOG UPRAVLJANЈA
POGLAVLJE 8. PRINCIP TRANSPARENTNOSTI
POGLAVLJE 9. INTERNA KONTROLA PROVOĐENЈA BUDŽETA
NASLOV IV: BUDŽETSKI ODBOR
NASLOV V: PROVOĐENЈE BUDŽETA
POGLAVLJE 1. OPĆE ODREDBE
POGLAVLJE 2. FINANSIJSKI AKTERI
POGLAVLJE 3. ODGOVORNOST FINANSIJSKIH AKTERA
POGLAVLJE 4. UPRAVLJANЈE PRIHODIMA
POGLAVLJE 5. UPRAVLJANЈE RASHODIMA
NASLOV VI: NABAVKA
NASLOV VII: PREDSTAVLJANЈE RAČUNA I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1. PREDSTAVLJANЈE RAČUNA
POGLAVLJE 2. RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 3. INVENTARI IMOVINE
NASLOV VIII: VANJSKA REVIZIJA I ZAŠTITA FINANSIJSKIH INTERESA
NASLOV IX: PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
NASLOV I PREDMET
Član 1.
Ovim pravilima se uspostavlјa postupak provođenja budžeta i predstavlјanja i revizije računa u skladu sa članom 35. Ugovora o osnivanju Prometne zajednice (Ugovor).
NASLOV II OBAVEZE STRANA
Član 2.
1. Strane će prenijeti 75% svog finansijskog doprinosa Prometnoj zajednici najkasnije do 31. marta svake godine. Strane prenose preostalih 25% svog doprinosa najkasnije do 30. juna svake godine.
2. Plaćanje finansijskih doprinosa strana u Prometnoj zajednici mora se izvršavati u eurima.
3. Prometna zajednica snosi transakcijski trošak koji joj je naplatio pružatelj usluga platnog prometa, a strane Ugovora snose transakcijske troškove koje im naplaćuje pružatelj usluga platnog prometa.
NASLOV III BUDŽETSKI PRINCIPI
Član 3.
Provođenje budžeta Prometne zajednice ("budžet") mora biti u skladu sa principima budžetske tačnosti, godišnje otplate, ravnoteže, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije, dobrog finansijskog upravlјanja za koje je potrebna efektivna i efikasna interna kontrola i transparentnost, navedena u ovim pravilima.
Poglavlјe 1. Princip budžetske tačnosti
Član 4.
Nikakvi izdaci veći od odobrenih sredstava neće biti preuzeti ili odobreni.
Poglavlje 2. Princip godišnje otplate
Član 5.
Administrativni rashodi po osnovu ugovora koji obuhvataju periode koji prelaze finansijsku godinu, bilo u skladu sa lokalnom praksom ili se odnose na isporuku opreme, terete se u budžetu finansijske godine u kojoj su izvršeni.
Član 6.
1. Odobrena sredstva u budžetu za relevantnu godinu mogu se koristiti samo za pokrivanje izdatih i plaćenih troškova u toj finansijskoj godini i za pokriće dospjelih iznosa iz obaveza iz prethodne finansijske godine.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obaveza unose se u račune za finansijsku godinu na osnovu zakonskih obaveza preuzetih do 31. decembra te godine.
3. Odobrena sredstva za plaćanje unose se u račune za finansijsku godinu na osnovu plaćanja koje je izvršio službenik računovodstva do 31. decembra te godine.
4. Odobrena sredstva prenesena iz prethodnih finansijskih godina identificiraju se u računima.
Poglavlјe 3. Princip ravnoteže
Član 7.
Prometna zajednica neće uzimati kredite.
Poglavlјe 4. Princip jedinice računa
Član 8.
Budžet se primjenjuje u eurima i računi se prezentiraju u eurima. Međutim, za potrebe protoka gotovine, Stalni sekretarijat je ovlašten obavljati poslove u drugim valutama.
Poglavlјe 5. Princip univerzalnosti
Član 9.
1. Sljedeći odbici se mogu izvršiti od zahtjeva za plaćanje, faktura ili izvoda koji se zatim prosljeđuju za plaćanje neto iznosa:
(a) penali izrečeni stranama ugovora, uključujući ugovore o nabavci;
(b) prilagođavanja za nepravilno plaćene iznose, koja se mogu izvršiti direktnim odbitkom od nove isplate iste vrste istom primatelju plaćanja u skladu sa poglavljem, članom i finansijskom godinom za koju je izvršen višak plaćanja i koja prouzrokuju privremene isplate ili isplate duga.
2. Popusti, povrati i rabati na fakturama i zahtjevima za plaćanje neće se evidentirati kao prihod Prometne zajednice.
3. Bilo koji negativni saldo unosi se u budžet kao rashod.
Poglavlјe 6. Princip specifikacije
Član 10.
1. Direktor može koristiti odobrena sredstva dodijeljena određenoj budžetskoj liniji u svrhe koje budžet pripisuje drugoj budžetskoj liniji, pod uvjetom da odluka Regionalnog upravnog odbora o usvajanju odgovarajućeg budžeta to dopušta i u dozvoljenim granicama.
2. Direktor obavještava Regionalni upravni odbor u roku od sedam dana po donošenju odluke u skladu sa stavom 1.
Poglavlјe 7. Princip dobrog finansijskog upravljanja
Član 11.
1. Odobrena sredstva iz budžeta koriste se u skladu sa principom dobrog finansijskog upravlјanja, koji sadrži principe ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti.
2. Princip ekonomičnosti zahtijeva da se resursi koje Prometna zajednica koristi za obavljanje svojih aktivnosti pravovremeno stave na raspolaganje, u odgovarajućoj količini i kvalitetu i po najpovolјnijoj cijeni.
3. Princip efikasnosti odnosi se na najbolјi odnos između angažiranih resursa i postignutih rezultata.
4. Princip efektivnosti odnosi se na postizanje postavlјenih specifičnih cilјeva i postizanje zacrtanih rezultata. Ti rezultati se ocjenjuju.
Poglavlјe 8. Princip transparentnosti
Član 12.
1. Budžet se primjenjuje i računi se prezentiraju u skladu sa principom transparentnosti.
2. Budžet i amandmani za budžet, konačno usvojeni, objavlјuju se na web stranici Stalnog sekretarijata.
Poglavlјe 9. Interna kontrola provođenja budžeta
Član 13.
1. Budžet Prometne zajednice izvršavat će se u skladu sa efektivnom i efikasnom internom kontrolom.
2. U svrhu provođenja budžeta Prometne zajednice, interna kontrola je definirana kao proces primjenljiv na svim nivoima upravljanja i osmišlјen je tako da pruži razumno osiguranje za postizanje sljedećih ciljeva:
(a) efektivnost, efikasnost i ekonomičnost poslovanja;
(b) pouzdanost izvještavanja;
(c) čuvanje imovine i informacija;
(d) sprječavanje, otkrivanje, ispravlјanje i praćenje prevara i nepravilnosti;
(e) adekvatno upravlјanje rizicima koji se odnose na zakonitost i regularnost osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnji karakter programa kao i prirodu dotičnih plaćanja.
3. Efektivna i efikasna interna kontrola zasnivat će se na najbolјim međunarodnim praksama i obuhvata, posebno, elemente utvrđene u članu 36. (3) i (4) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskog parlamenta i Vijeća
1, uzimajući u obzir strukturu i veličinu Prometne zajednice, prirodu zadataka koji su mu povjereni i iznose i finansijske i operativne rizike.
NASLOV IV BUDŽETSKI ODBOR
Član 14.
1. Uspostavlјa se Budžetski odbor.
2. Budžetski odbor savjetuje direktora u finansijskom upravlјanju operacijama Prometne zajednice. Da bi ispunio ovaj zadatak, Budžetskom odboru će se pružiti sve potrebne informacije ili objašnjenja u vezi sa budžetskim pitanjima i pitanjima sa potencijalnim utjecajem na budžet.
3. Budžetski odbor može podnositi izvještaje Regionalnom upravnom odboru i izdavati preporuke o budžetskim pitanjima i o bilo kojem pitanju koje može imati utjecaja na budžet.
Član 15.
1. Budžetski odbor sastoji se od jednog člana iz svake strane Jugoistočne Evrope i dvije članice Evropske unije, koju zastupa Evropska komisija.
2. Sastancima Budžetskog odbora predsjedava Evropska komisija. Predsjedavajući može imenovati kopredsjedavajućeg.
3. Budžetski odbor održava najmanje dva redovna sastanka godišnje. Pored toga, sastaje se na inicijativu predsjedavajućeg ili na zahtjev najmanje jedne trećine svojih članova.
4. Budžetski odbor usvaja svoj interni poslovnik. Nјegove preporuke mogu se usvojiti pismenim postupkom. Budžetski odbor djeluje prostom većinom glasova, uklјučujući pozitivan glas Evropske unije. U slučaju jednakog broja glasova, Evropska unija ima odlučujući glas.
5. Stalni sekretarijat pruža administrativnu podršku Budžetskom odboru.
6. Stalni sekretarijat će biti zastuplјen na sjednicama Budžetskog odbora bez glasačkih prava.
NASLOV V PROVOĐENЈE BUDŽETA
Poglavlјe 1. Opće odredbe
Član 16.
Direktor obavlјa dužnosti službenika za ovlašćivanje.
Član 17.
Direktor može delegirati ovlaštenja za izvršenje budžeta osoblјu Stalnog sekretarijata. Ovlašteni mogu djelovati samo u granicama ovlaštenja koja su im izričito data i koja su obavezna ovim pravilima. Direktor će kopiju bilo koje odluke o delegiranju donijete na osnovu ovog člana poslati Regionalnom upravnom odboru.
Član 18.
1. Svim finansijskim akterima u smislu Poglavlјa 2 ovog naslova zabranjeno je da preduzimaju bilo kakve mjere izvršenja budžeta koje mogu dovesti u sukob vlastite interese sa interesima Prometne zajednice. Ukoliko dođe do takvog slučaja, dotični akter mora se suzdržati od takvih mjera i proslijediti to pitanje nadležnom tijelu.
2. Postoji sukob interesa gdje je nepristrasno i objektivno vršenje funkcija aktera u izvršavanju budžeta ili revizora ugroženo iz razloga koji uklјučuju porodični, privatni život, politički ili nacionalni afinitet, ekonomski interes ili bilo koji drugi zajednički stav interesa za korisnika ili izvođača radova.
3. Nadležno tijelo iz stava 1. bit će neposredno nadređeni dotičnog člana osoblјa. Ako je član osoblјa direktor, nadležno tijelo je Regionalni upravni odbor.
Član 19.
Zadaci tehničke ekspertize i administrativni, pripremni ili pomoćni zadaci koji ne uklјučuju ni provođenje javne vlasti niti upotrebu diskrecionih ovlaštenja presude mogu se ugovorom povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima, kada se to čini neophodnim.
Poglavlјe 2. Finansijski akteri
Odjeljak 1. Princip segregacije dužnosti
Član 20.
Dužnosti službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika moraju biti odvojene i međusobno nespojive.
Odjelјak 2. Službenik za ovlašćivanje
Član 21.
1. Službenik za ovlašćivanje odgovoran je za upravljanje prihodima i rashodima.
2. Za upravlјanje prihodima, službenik za ovlašćivanje izvršava budžetske i pravne obaveze, potvrđuje izdatke i odobrava plaćanja u skladu sa relevantnim odredbama ovih pravila i preduzima upravlјanje odobrenim sredstvima.
3. Upravlјanje prihodima obuhvata izradu procjena potraživanja, uspostavlјanje prava koja se trebaju povratiti i izdavanje naloga za povrat. Po potrebi to uklјučuje odricanje utvrđenih prava.
4. Službenik za ovlašćivanje osigurava da se sva prateća dokumentacija u vezi s operacijama pravilno čuva u periodu od pet godina.
Član 22.
1. Uzimajući u obzir rizike povezane sa okruženjem upravlјanja i prirodom finansiranih aktivnosti, službenik za ovlašćivanje će uspostaviti organizacionu strukturu, unutrašnje upravlјanje, sisteme kontrole i postupke prilagođene obavlјanju dužnosti službenika za ovjeravanje uklјučujući, prema potrebi, naknadne verifikacije.
2. Prije nego što je operacija odobrena, operativne i finansijske aspekte će verificirati osoblјe, izuzev onog osoblјa koje je iniciralo operaciju. Pokretanje i ex ante i ex post provjera operacije su odvojene funkcije.
3. Osoblјe odgovorno za verifikacije ne smije biti osoblјe koje je započelo operaciju i ne može biti njemu podređeno.
Član 23.
Direktor, kao službenik za ovlašćivanje, podnosi Regionalnom upravnom odboru godišnji izvještaj o aktivnostima koji sadrži finansijske i upravljačke informacije.
Član 24.
Svaki član osoblјa koji je uklјučen u upravljanje finansijama i kontrolu transakcija dužan je obavijestiti direktora u pisanom obliku ako smatra da je odluka koju njihov nadređeni zahtijeva da je primjeni ili pristane na istu nepravilna ili suprotna ovim pravilima ili profesionalnim pravilima koja član osoblјa mora poštivati. Direktor preduzima mjere u razumnom roku. Ako direktor to ne učini, član osoblјa će obavijestiti Regionalni upravni odbor.
Član 25.
Kada su ovlaštenja za izvršenje budžeta delegirana, član 21. ovih pravila primjenjuje se mutatis mutandis na ovlaštene službenike.
Odjelјak 3. Računovodstveni službenik
Član 26.
1. Na prijedlog Evropske komisije, direktor imenuje računovodstvenog službenika, u skladu sa Pravilnikom o zapošlјavanju, uvjetima rada i ravnomjernoj geografskoj zastupljenosti osoblјa Stalnog sekretarijata, koji je odgovoran u Stalnom sekretarijatu za:
(a) pravilno izvršenje plaćanja, naplata prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;
(b) pripremu i predstavlјanje računa u skladu sa Naslovom V;
(c) vođenje računa u skladu sa Naslovom V;
(d) provođenje, u skladu sa Naslovom V, računovodstvenih pravila i metoda i kontnog plana;
(e) uspostavlјanje i potvrđivanje računovodstvenih sistema i, ako je to potrebno, sistema validacije koji je odredio službenik za ovlašćivanje za pružanje ili opravdanje računovodstvenih informacija;
(f) upravlјanje trezorom.
2. U skladu sa stavom 3. samo je računovodstveni službenik ovlašten upravlјati novčanim sredstvima i drugom imovinom i odgovoran je za njihovo čuvanje.
3. Ako je potrebno, računovodstveni službenik može delegirati određene zadatke, ne dovodeći u pitanje načelo segregacije dužnosti.
Poglavlјe 3. Odgovornost finansijskih aktera
Odjelјak 1. Opća pravila
Član 27.
1. Odgovornost po ovim pravilima je lična.
2. U slučaju bilo kakve nezakonite aktivnosti, prevare, korupcije ili nepravilnosti koje mogu naštetiti finansijskim interesima Prometne zajednice, pogođeni finansijski akter će bez odlaganja o tome obavijestiti direktora ili, ako se to smatra korisnim, Regionalni upravni odbor ili Evropski ured za suzbijanje prevara (OLAF). "Finansijski interesi Prometne zajednice" znače sve prihode, rashode i imovinu pokrivenu, stečenu putem ili uslijed budžeta Prometne zajednice.
3. Ako je neka aktivnost bila izložena nepravilnostima ili prevarama, nadležni službenik za ovlašćivanje obustavlјa postupak i može preduzeti sve potrebne mjere, uklјučujući poništavanje bilo koje odluke donesene u okviru navedene aktivnosti. Odgovorni službenik za ovlašćivanje će odmah obavijestiti sva nadležna tijela, uklјučujući prema potrebi OLAF i Evropsko javno tužiteljstvo (EPPO), o sumnjama u slučajeve prevare ili nepravilnosti.
Član 28.
1. Službenik za ovlašćivanje može privremeno ili konačno povući ono što mu je delegirano u bilo koje vrijeme. Regionalni upravni odbor i predsjedavajući Budžetskog odbora bit će odmah obaviješteni o takvoj radnji sa odgovarajućim obrazloženjem.
2. Računovodstveni službenik može u bilo kojem trenutku privremeno ili konačno biti razriješen dužnosti, nakon prethodnog dogovora Evropske komisije. Na prijedlog Evropske komisije, direktor imenuje privremenog računovodstvenog službenika, a samim tim i stalnog računovodstvenog službenika, u skladu sa Pravilima o zapošlјavanju u Prometnoj zajednici.
Član 29.
1. Odredbe ovog poglavlјa ne dovode u pitanje krivičnopravnu odgovornost koju nalogodavac i lica iz ovog poglavlјa mogu pretpostaviti kako je predviđeno važećim nacionalnim zakonodavstvom zemlјe prebivališta i odredbama na snazi o zaštiti finansijskih interesa Prometne zajednice i borbe protiv korupcije u koju su uklјučeni zvaničnici Prometne zajednice ili zvaničnici strana iz Ugovora.
2. U slučaju dokaza o nezakonitim aktivnostima, prevarama ili korupciji koje mogu naštetiti finansijskim interesima Prometne zajednice, pitanje će se uputiti nadležnim vlastima i tijelima.
Odjelјak 2. Pravila koja se primjenjuju na službenika za ovlašćivanje
Član 30.
1. Od službenika za ovlašćivanje može se tražiti da, u cijelosti ili djelimično, ispravi bilo koju štetu koju je pretrpjela Prometna zajednica kao poslјedicu ozbilјnog kršenja radnje u toku ili u vezi sa obavlјanjem njegovih dužnosti, posebno ako određuje prava koja treba povratiti ili izdaje naloge za povrat, upravlјa izdacima ili potpisuje naloge za plaćanje bez poštovanja ovih pravila. Isto se primjenjuje kada službenik za ovlašćivanje putem ozbilјnih prekršaja:
(a) ne sastavi dokument kojim se utvrđuje iznos potraživanja;
(b) ne izda nalog za povrat ili, bez opravdanja, kasni sa izdavanjem;
(c) ako ne izda nalog za plaćanje ili kasni sa izdavanjem, čime će Prometna zajednica biti izložena građanskoj tužbi trećih lica.
2. Službenik za ovlašćivanje po delegiranju koji smatra da je odluka koja je pod njegovom odgovornošću nepravilna ili suprotna načelima dobrog finansijskog upravlјanja o tome pismeno obavještava tijelo koje delegira. Ako tijelo koje je delegiralo tada izda pismeno obrazloženje službeniku za ovlašćivanje u pisanom obliku za provođenje dotične odluke, službenik za ovlašćivanje je mora provesti i ne može snositi odgovornost.
3. U slučaju delegiranja, tijelo koje delegira i dalјe je odgovorno za efikasnost primijenjenih internih pravila upravljanja i za izbor službenika za ovlašćivanje po delegiranju.
4. Službenik za ovlašćivanje neće biti odgovoran za bilo kakve odluke koje donese Regionalni upravni odbor, u slučaju da se striktno poštuju. Ako se službenik za ovlašćivanje ne slaže s bilo kojom od tih odluka, on ima pravo pisanim putem obavijestiti nadležno tijelo. Međutim, službenik za ovlašćivanje dužan je poštivati relevantne odluke.
Poglavlјe 4. Upravlјanje prihodima
Odjelјak 1. Opće odredbe
Član 31.
Kamata na računima Prometne zajednice činit će dio prihoda, uz doprinose strana Ugovora.
Odjelјak 2. Procjena potraživanih iznosa
Član 32.
Procjenu iznosa potraživanja prvo donosi službenik za ovlašćivanje nadležan za svaku mjeru ili situaciju koja može uzrokovati ili izmijeniti iznos koji se duguje Prometnoj zajednici.
Odjelјak 3. Utvrđivanje potraživanih iznosa trećih strana
Član 33.
1. Utvrđivanje potraživanih iznosa je akt kojim službenik za ovlašćivanje ili službenik za ovlašćivanje prema delegiranju:
(a) potvrđuje da dug postoji;
(b) utvrđuje ili potvrđuje realnost i iznos duga;
(c) provjerava uvjete pod kojima dug postoji.
2. Svaki iznos potraživanja koji je identificiran kao izvjestan, fiksnog iznosa i dospio mora biti utvrđen nalogom za povrat novca koji je predat računovodstvenom službeniku, uz knjižno zaduženje upućeno dužniku. Oba ova dokumenta sastavlјa i šalјe odgovorni službenik za ovlašćivanje.
3. U propisno zasnovanim slučajevima, određene rutinske stavke prihoda mogu se privremeno utvrditi.
Privremeno utvrđivanje pokriva povrat nekoliko pojedinačnih iznosa koji zbog toga nije potrebno pojedinačno utvrđivati.
Prije kraja finansijske godine, službenik za ovlašćivanje privremeno će izmijeniti utvrđene iznose kako bi osigurao da odgovaraju iznosima stvarno utvrđenih potraživanja.
Član 34.
Ovlaštenje za povrat je radnja kojom odgovorni službenik za ovlašćivanje, utvrđivanjem potraživanja, izdavanjem naloga za povrat sredstava, nalaže računovodstvenom službeniku da nadoknadi taj iznos potraživanja.
Član 35.
1. Pogrešno isplaćeni iznosi se vraćaju.
2. Računovodstveni službenik postupa po nalozima za naplatu potraživanja koje je uredno utvrdio službenik za ovlašćivanje ili delegirani službenik za ovlašćivanje. Računovodstveni službenik će posvetiti dužnu pažnju kako bi osigurao da Prometna zajednica primi prihod i osigura da se njegova prava čuvaju.
3. Ako nadležni službenik za ovlašćivanje planira odustati od povrata utvrđenog iznosa potraživanja, službenik za ovlašćivanje osigurava da je odricanje uredno i u skladu s načelom dobrog finansijskog upravlјanja. Takvo odricanje vrši se odlukom službenika za ovlašćivanje, koja mora biti obrazložena. Službenik za ovlašćivanje ne može delegirati takvu odluku. U odluci o odricanju navodi se koja je radnja preduzeta radi osiguranja povrata i tačke zakona i činjenice na kojima se zasniva.
4. Odgovorni službenik za ovlašćivanje otkazuje utvrđeni iznos potraživanja kada otkrivanjem greške u pravnoj tački ili činjenici otkrije da iznos nije pravilno utvrđen. Takvo otkazivanje vrši se odlukom odgovornog službenika za ovlašćivanje i mora biti odgovarajuće potkrijepljeno.
5. Odgovorni službenik za ovlašćivanje prilagođava iznos utvrđenog duga prema gore ili prema dolje kada otkrivanje faktičke greške povlači za sobom izmjenu iznosa duga, pod uvjetom da ta ispravka ne uklјučuje gubitak utvrđenog prava Prometne zajednice. Takvo prilagođavanje vrši se odlukom odgovornog službenika za ovlašćivanje i mora biti odgovarajuće potkrijepljeno.
6. Ako dužnik ima potraživanje prema Prometnoj zajednici, u fiksnom iznosu i dospjelom u vezi sa iznosom utvrđenim platnim nalogom, računovodstveni službenik će nakon isteka roka navedenog u knjižnom zaduženju nadoknaditi utvrđene iznose potraživanja poravnanjem.
U izuzetnim okolnostima, kada je neophodno zaštititi finansijske interese Prometne zajednice i kada je računovodstveni službenik opravdao razloge za vjerovanje da će iznos koji se duguje Prometnoj zajednici biti izgubljen, računovodstveni službenik može ga nadoknaditi poravnanjem prije isteka roka navedenog u knjižnom zaduženju.
Računovodstveni službenik može poravnanjem nadoknaditi iznos prije isteka roka navedenog u knjižnom zaduženju kada dužnik na to pristane.
7. Prije nego što započne sa povratom u skladu sa stavom 6. računovodstveni službenik se konsultira sa službenikom za ovlašćivanje i obavještava dotičnog/e dužnika/e.
8. Poravnanje iz stava 6. ima isti efekat kao i plaćanje i oslobađanje Prometne zajednice za iznos duga i, prema potrebi, dospjele kamate.
Član 36.
1. Po stvarnom povratu dospjele sume, računovodstveni službenik izvršava unos u račune i obavještava odgovornog službenika za ovlašćivanje.
2. Račun se izdaje u vezi sa svim novčanim uplatama izvršenim računovodstvenom službeniku.
Član 37.
1. Ako stvarni povrat sredstava nije izvršen do roka koji je naveden u knjižnom zaduženju, računovodstveni službenik će obavijestiti nadležnog službenika za ovlašćivanje i odmah pokrenuti postupak izvršenja povrata na bilo koji način koji zakon nudi.
2. Računovodstveni službenik će nadoknaditi iznose nadoknađujući ih od ekvivalentnih potraživanja koje dužnik ima prema Prometnoj zajednici, pod uvjetom da je zahtjev siguran, fiksnog iznosa i dospio, kao i da je poravnanje zakonski moguće.
Član 38.
Računovodstveni službenik, u saradnji sa odgovornim ovlaštenim licem, može dozvoliti dodatno vrijeme za plaćanje samo na pismeni zahtjev dužnika, uz dužno navođenje razloga, pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:
(a) dužnik se obavezuje da će platiti kamatu za cio dodatni dozvolјeni period, počevši od dana kada je isplata prvobitno dospjela po stopi koju je primjenjivala Evropska centralna banka za svoje glavne operacije refinansiranja u eurima (referentna stopa) plus osam bodova. Referentna stopa je stopa na snazi, objavlјena u seriji S Službenog lista Evropske unije, prvog dana u mjesecu u kojem se završava period plaćanja;
(b) da bi se zaštitila prava Prometne zajednice, dužnik pruža finansijsku garanciju koja pokriva i glavnicu i kamate.
Poglavlјe 5. Upravlјanje rashodima
Član 39.
Svaka stavka rashoda bit će obavezna i plaćena.
Odjelјak 1. Obaveza rashoda
Član 40.
1. Budžetska obaveza je operacija u kojoj se zadržavaju sredstva neophodna za pokriće naknadnih plaćanja radi poštovanja zakonske obaveze.
2. Pravna obaveza je akt kojim odgovorni službenik za ovlašćivanje preuzima ili uspostavlja obavezu koja rezultira troškom za budžet.
Član 41.
1. U pogledu bilo koje mjere koja može dovesti do troškova koji se naplaćuju budžetu, odgovorni službenik za ovlašćivanje mora prvo izvršiti budžetsku obavezu prije nego što preuzme zakonsku obavezu sa trećim stranama.
2. Pojedinačne zakonske obaveze koje se odnose na pojedinačne budžetske obaveze zaklјučuju se do 31. decembra odgovarajuće finansijske godine.
Član 42.
1. Neiskorišteni bilans budžetskih obaveza u vezi sa godinom N izvršit će službenik za ovlašćivanje do 31. marta godine N + 1.
2. Zakonske obaveze preuzete za radnje koje traju više od jedne finansijske godine i odgovarajuće budžetske obaveze, osim u slučaju troškova za osoblјe, imaju krajnji datum za provođenje postavlјen u skladu sa principom dobrog finansijskog upravlјanja. Svi dijelovi takvih obaveza koji nisu izvršeni šest mjeseci nakon tog konačnog datuma bit će isklјučeni.
3. Ako zakonska obaveza nakon toga nije rezultirala isplatom nakon perioda od tri godine, nadležni službenik za ovlašćivanje je ukida.
Član 43.
Prilikom usvajanja budžetskih obaveza, nadležni službenik za ovlašćivanje osigurava slјedeće:
(a) izdaci su naplaćeni na tačnu stavku u budžetu;
(b) sredstva su dostupna;
(c) rashodi su u skladu sa važećim odredbama, posebno odredbama Ugovora i internim pravilima upravlјanja Prometne zajednice;
(d) poštuje se princip dobrog finansijskog upravlјanja.
Odjelјak 2. Validacija rashoda
Član 44.
Validacija rashoda je čin kojim odgovorni službenik za ovlašćivanje:
(a) provjerava postojanje prava povjerilaca;
(b) provjerava uvjete pod kojima dospijeva uplata;
(c) utvrđuje ili potvrđuje realnost i iznos potraživanja;
Član 45.
1. Validacija bilo kojeg troška zasnivat će se na pratećim dokumentima koji potvrđuju davanje povjeritelja na osnovu izjave o stvarno izvršenim uslugama, stvarnim obavlјenim isporukama ili stvarnim radnjama ili na osnovu drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje.
2. Odluka o validaciji izražava se tako što odgovorni službenici potpišu vaučer "odobren za plaćanje".
Odjelјak 3. Odobrenje rashoda
Član 46.
1. Odobrenje rashoda je akt kojim odgovorni službenik za ovlašćivanje izdavanjem naloga za plaćanje nalaže računovodstvenom službeniku da plati stavku rashoda koju je odgovorni službenik za ovlašćivanje potvrdio.
2. Nalog za plaćanje datira i potpisuje odgovorni službenik za ovlašćivanje, a zatim ga šalјe računovodstvenom službeniku. Prateću dokumentaciju vodi službenik za ovlašćivanje u skladu sa članom 21. (4).
3. Po potrebi, nalogu za plaćanje koji je upućen računovodstvenom službeniku treba priložiti dokument koji potvrđuje da je roba unesena u inventar iz člana 60.
Odjelјak 4. Plaćanje rashoda
Član 47.
1. Plaćanje rashoda vrši se na osnovu dokaza da je relevantan postupak proveden u skladu sa osnovnim aktom i da obuhvata jednu od slјedećih operacija:
(a) plaćanje cijelog dospjelog iznosa;
(b) plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od slјedećih načina:
(i) predfinansiranje, koje se može podijeliti na broj plaćanja;
(ii) jedno ili više privremenih plaćanja;
(iii) isplate preostalih iznosa.
Predfinansiranje će se u potpunosti ili djelimično računati u privremena plaćanja.
Cjelokupna predfinansiranja i privremena plaćanja računaju se sa plaćanjem stanja.
2. Na računima će se praviti razlika između različitih vrsta plaćanja iz stava 1. u vrijeme kada su izvršena.
Član 48.
Plaćanje rashoda vrši računovodstveni službenik u granicama raspoloživih sredstava.
NASLOV VI NABAVKA
Član 49.
Primjenjuje se Direktiva 2014/24/EU Evropskog parlamenta i Vijeća
2.
NASLOV VII PREDSTAVLJANЈE RAČUNA I RAČUNOVODSTVO
Poglavlјe 1. Predstavlјanje računa
Član 50.
Godišnji računi Prometne zajednice sadrže:
(a) finansijske izvještaje Prometne zajednice i prateće priloge;
(b) izvještaj o provođenju budžeta Prometne zajednice.
Član 51.
Računi moraju biti u skladu sa računovodstvenim pravilima utvrđenim u Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046, biti tačni i sveobuhvatni i predstaviti istinit i pošten prikaz:
(a) što se tiče finansijskih izvještaja, imovine i obaveza, troškova i prihoda, prava i obaveza koje nisu prikazane kao imovina ili obaveze i novčani tok;
(b) u vezi sa izvještajem o provođenju budžeta, prihodima i rashodima.
Član 52.
U finansijskim izvještajima trebaju biti prikazane informacije, uklјučujući informacije o računovodstvenim politikama, na način koji osigurava da su one relevantne, pouzdane, usporedive i razumlјive. Finansijski izvještaji sastavlјaju se u skladu s uopćeno prihvaćenim računovodstvenim principima navedenim u računovodstvenim pravilima u skladu s članom 80. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili sa Međunarodnim računovodstvenim standardima u javnom sektoru (IPSAS).
Član 53.
1. U skladu sa principom računovodstva zasnovanog na obračunskom prihodu, prihodi i rashodi se evidentiraju u periodu u kojem su zarađeni ili nastali bez obzira na datum plaćanja ili naplate.
2. Vrijednost imovine i obaveza utvrđuje se u skladu sa pravilima procjene utvrđenim računovodstvenim metodama predviđenim u Međunarodnom računovodstvenom standardu i, ako je potrebno, u nacionalnim standardima matične zemlјe.
Član 54.
1. Finansijski izvještaji moraju biti predstavlјeni u eurima i sadržati:
(a) bilans i izvještaj o finansijskom učinku, koji predstavlјaju svu imovinu i obaveze, finansijsku situaciju i ekonomski rezultat na dan 31. decembra prethodne finansijske godine; moraju biti predstavlјeni u skladu sa računovodstvenim pravilima iz člana 80. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili zasnovani na obračunskom nivou IPSAS-a;
(b) izvještaj o tokovima gotovine koji pokazuje iznose prikuplјene i isplaćene tokom finansijske godine i konačnu poziciju trezora;
(c) izvještaj o promjenama u kapitalu tokom finansijske godine.
2. Aneks finansijskih izvještaja dopunjuje i komentira informacije predstavlјene u finansijskim izvještajima iz stava 1. i pruža sve dodatne informacije propisane međunarodno prihvaćenom računovodstvenom praksom kada su takve informacije relevantne za aktivnosti Prometne zajednice.
Poglavlјe 2. Računovodstvo
Odjelјak 1. Zajedničke odredbe
Član 55.
1. Računovodstveni sistem Prometne zajednice predstavlјa skup ručnih i kompjuteriziranih procedura i kontrola koji omogućavaju identifikaciju relevantnih transakcija ili događaja, pripremu tačnih izvornih dokumenata, tačno unošenje podataka u računovodstvene evidencije, precizno obrađivanje transakcija, ispravno ažuriranje matičnih datoteka, generiranje tačnih dokumenata i izvještaja.
2. Računi se sastoje od općih i budžetskih računa. Ovi računi održavaju se u eurima na osnovu kalendarske godine.
3. Podaci u općem i budžetskom računu bit će usvojeni na kraju budžetske godine tako da se računi iz Poglavlјa 1. mogu sastaviti.
4. Računovodstveni službenik primjenjuje računovodstvena pravila i metode koji uzimaju u obzir IPSAS a, ako je potrebno, i pravila koja primjenjuju javne vlasti matične zemlјe.
Odjelјak 2. Opći računi
Član 56.
Opći računi bilјeže, hronološkim redoslijedom, koristeći metodu dvostrukog unosa, sve događaje i radnje koji utječu na ekonomsku i finansijsku situaciju i imovinu i obaveze Prometne zajednice.
Član 57.
1. Kretanja po računima i bilansima se unose u računovodstvene knjige.
2. Sve računovodstvene evidencije, uklјučujući korekcije računa, zasnivaju se na pratećim dokumentima na koje se pozivaju.
3. Računovodstveni sistem mora biti takav da ostavlјa trag sa svim računovodstvenim podacima.
Član 58.
Računovodstveni službenik Prometne zajednice će nakon završetka budžetske godine i do datuma predstavlјanja završnih računa izvršiti sva prilagođavanja koja su, bez uklјučivanja isplate ili naplate za tu godinu, neophodna za istinito i fer predstavlјanje računa u skladu sa ovim pravilima.
Odjelјak 3. Budžetski računi
Član 59.
1. Budžetski računi pružaju detalјnu evidenciju provođenja budžeta.
2. Za potrebe stava 1. u budžetskim računima se evidentiraju sve budžetske operacije i prihodi.
3. Stalni sekretarijat sastavlјa godišnji izvještaj najkasnije 30. marta svake godine. Godišnji izvještaj obuhvata:
– operativni izvještaj koji objašnjava poslove koje obavlјa Stalni sekretarijat i postignute rezultate, daje pregled napretka ka cilјevima utvrđenim u godišnjem programu rada Stalnog sekretarijata;
– finansijski izvještaj o provođenju budžeta.
Poglavlјe 3. Inventar imovine
Član 60.
Prometna zajednica vodi inventar koji pokazuje količinu i vrijednost svih materijalnih, nematerijalnih i finansijskih sredstava koja čine imovinu Prometne zajednice.
NASLOV VIII VANJSKA REVIZIJA I ZAŠTITA FINANSIJSKIH INTERESA
Član 61.
Svake godine računovodstveni službenik uspostavlјa račune za prethodnu godinu najkasnije do 31. marta. Ove račune potvrđuje direktor.
Član 62.
Nezavisni vanjski revizori koje imenuje Regionalni upravni odbor vrše godišnju reviziju Prometne zajednice ("vanjski revizori"). Uvjeti usluge vanjskih revizora obnavlјaju se svake godine, osim ako Regionalni upravni odbor ne odredi drugačije.
Član 63.
1. Vanjski revizori podnose Regionalnom upravnom odboru izvještaj, zajedno sa izvještajem o imovini i obavezama i ovjerenim računima, najkasnije osam mjeseci nakon završetka finansijske godine na koju se odnose.
2. Direktor daje zapažanja na izvještaje vanjskih revizora koje smatra prikladnim.
3. Vanjski revizori provode revizije koje smatraju neophodnim u skladu sa svojim odobrenim opisom posla. Vanjski revizori naročito pregledaju računovodstvene evidencije i postupke Prometne zajednice radi provjere tačnosti i potpunosti zapisa. Vanjska revizija utvrđuje opću validnost finansijskih izvještaja.
4. Vanjski revizori dostavlјaju izvještaj revizije i ovjerene račune, zajedno sa izjavom o pouzdanosti koja se odnosi na pouzdanost računa i legalnost i regularnost povezanih transakcija, Regionalnom upravnom odboru najkasnije osam mjeseci nakon završetka u finansijskoj godini na koju se računi odnose. Ako to zatraži Regionalni upravni odbor, Budžetski odbor daje zapažanja Regionalnom upravnom odboru koja smatra odgovarajućim u vezi sa dokumentima koja su podnijeli vanjski revizori.
Član 64.
1. Službenik za ovlašćivanje i Regionalni upravni odbor bez odlaganja prenose OLAF-u i Evropskoj komisiji sve informacije dobijene u skladu sa članom 27.
2. Regionalni upravni odbor i osoblјe Prometne zajednice u potpunosti sarađuju u zaštiti finansijskih interesa Unije, posebno sa EPPO-om i OLAF-om i pružaju im relevantne informacije i, na zahtjev, svu pomoć potrebnu za provođenje odgovarajuće nadležnosti, uklјučujući provođenje istraga u skladu sa Uredbom Vijeća (EU) 2017/1939
3 i Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Evropskog parlamenta i Vijeća
4. Službenik za ovlašćivanje će također osigurati da će bilo koja treća strana uklјučena u provođenje budžeta Prometne zajednice u potpunosti sarađivati i dodijeliti ekvivalentna prava EPPO-u i OLAF-u.
3. OLAF će imati ovlaštenje da provodi administrativne istrage u prostorijama Prometne zajednice, uklјučujući pravo pristupa inspekciji u skladu sa Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.
NASLOV IV PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 65.
Regionalni upravni odbor će biti ovlašten pribaviti sve potrebne informacije ili objašnjenja u vezi sa izvršavanjem budžeta.
Član 66.
Nakon odobrenja Evropske komisije, direktor može po potrebi usvojiti smjernice za provođenje ovih pravila.
Član 67.
Do imenovanja članova Budžetskog odbora njegove funkcije prema članu 14. (2) obavlјat će Evropska komisija.
Član 68.
Ova pravila su u cijelosti obavezujuća za strane Ugovora i tijela osnovana po Ugovoru.
Član 69.
Ova pravila primjenjuju se od dana nakon usvajanja.
